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Prezados Sugiro que a prefeitura de Sinop de um passo.adiante no uso de tecnologias e transparência. A adoção do sistema SEI, tras inúmeros benefícios aos entes públicos Entre eles: Há uma série de benefícios proporcionados pelo uso do SEI nas instituições, entre eles, citamos os 10 mais! 1) Agilidade na tramitação de processos A automação dos processos da instituição no SEI, por si só, já agiliza toda a criação, execução e tramitação dos processos e seus documentos. Além disso, quando vai ocorrer essa automação, é comum também a otimização do processo, por meio da diminuição de tarefas envolvidas, da redução de campos de formulários e da simplificação de documentos. A tramitação dos processos em papel, em geral, depende de uma logística complexa e do uso de serviços de transporte que dependem de agendamento e apresentam custos. Com o SEI, todas essas questões são reduzidas ou mesmo eliminadas completamente, tornando as idas e vindas dos processos mais fluidas e muito mais rápidas! Pelo SEI, o processo é enviado e recebido imediatamente, por meio da internet, em poucos segundos, as ações são realizadas mais rapidamente, independente da localização das pessoas envolvidas nas ações, permitindo saltos quânticos na agilização do trâmite dos processos! Por exemplo, na UFMT um processo de auxílio transportes que tinha duração de 75 dias para ser executado quando em meio físico, passou para 20 dias com o SEI (UFF, 2017). 2) Facilidade de localização No SEI, existe uma pesquisa básica em que se pode buscar em qualquer campo dos processos e documentos e uma pesquisa avançada, em que se pode especificar os campos de busca de forma combinada e utilizando-se expressões booleanas. Com isso, é possível facilmente localizar processos e documentos, mesmo que estejam em outras unidades. 3) Facilidade de visualização Também é fácil visualizar os processos e documentos, pois todos os processos são ordenados na forma de uma árvore com os documentos em sequência cronológica e a maioria dos conteúdos dos documentos pode ser facilmente visto apenas clicando-se sobre o nome e número do documento. 4) Facilidade de acesso O acesso a processos e documentos também é facilitado a partir da busca, podendo-se clicar em qualquer processo ou documento que esteja em qualquer unidade, desde que não haja restrições de acesso. Quando os processos eram em papel, era necessário um longo tempo para se descobrir onde estava um processo, conseguir que a unidade enviasse o processo e aguardar dias até que o processo chegasse para se consultar o que se desejava. Até mesmo para o usuário da internet, é possível por meio do SEI Público da instituição, pesquisa processos e documentos públicos para ver seu andamento e até mesmo visualizar os documentos do processo. 5) Melhor organização dos conteúdos No SEI, há diversas maneiras de se organizar os conteúdos, entre elas os Marcadores, as Anotações e os Blocos Internos, os quais permitem o armazenamento organizado de processos, a categorização dos processos por assuntos do interesse da unidade e a comunicação rápida entre os membros da unidade que pode até mesmo ser registrada no SEI para consulta posterior. 6) Economia de Recursos A economia é um dos grandes bens trazidos pelo SEI! Como já dito acima, o SEI contribui imensamente com a economia de papel, de impressoras, de cartuchos e de transporte dos processos, o que também contribui muito para o meio ambiente e a ecologia! Além disso, muito se economiza com malote, correios e transportadora, tanto em termos financeiros, quanto de pessoas envolvidas nessas atividades. A Prefeitura de São Paulo conta que, desde a implantação do SEI em 2051, já economizou com o SEI mais de 36 milhões de folhas de papel!!! E que já fez uma economia estimada em R$ 2 milhões dos cofres públicos!!! 7) Economia de Espaço Além da economia de dinheiro, também há uma enorme economia com espaço, pois não é mais necessário realizar a guarda dos processos e documentos institucionais em papel! Assim, aos poucos os Arquivos Permanentes e Intermediários vão deixando de ser ocupados com novos processos e documentos e vão podendo ser digitalizados e incluídos no SEI, deixando-se esses espaços totalmente livres para novas atividades! Com isso, também se economiza com armários, arquivos de aço e com materiais para escritório, como pastas, caixas etc. A Rede Nacional de Pesquisa (RNP, 2017) conta que o MCTIC obteve redução de gastos de aproximadamente 90% com materiais de escritório após a implantação do SEI!!! 8) Economia de Tempo e Eliminação de tarefas repetitivas O SEI também economiza, e muito!, o tempo de seus usuários, pois a otimização dos fluxos dos processos e da sua tramitação também contribui com a eficiência daqueles que trabalham com o SEI, caindo em desuso muitas tarefas, deixando ao trabalhador um tempo a mais para desenvolver atividades mais sofisticadas e interessantes! Os fluxos de processo bem definidos no SEI e disponíveis para quaisquer usuários do processo também colaboram imensamente para que todos realizem as ações no processo da forma correta, evitando-se erros e desvios no fluxo que atrapalham o bom andamento do processo e, com isso, os trabalhadores ganham tempo para outras atividades. O SEI elimina muitas tarefas repetitivas, tais como o protocolo de entrada e saída de processos nas unidades, que exigia a presença de um membro da unidade para esse trabalho, ocupando-lhe boa parte do seu tempo diário. No SEI, o registro da entrada, saída e de diversas outras ações ocorridas no processo é feito automaticamente pelo sistema, de modo que essa tarefa, como tantas outras, é eliminada, permitindo que o membro da unidade realize tarefas mais interessantes que desenvolvam seus potenciais de trabalho. Os modelos de documentos também contribuem com a eliminação de tarefas repetitivas, com a padronização de formulários utilizados por todas as unidades e com isso, ganha-se tempo e evita-se o retrabalho com criação e recriação de modelos que já estão prontos e disponíveis a todos! 9) Transparência do andamento do processo Um dos principais objetivos do SEI é justamente atender à Lei de Acesso à Informação, também conhecida como Lei da Transparência, o que o SEI cumpre com presteza, tornando os processos e documentos facilmente acessíveis ao cidadão, com a vantagem de beneficiar ainda mais os membros da instituição, ampliando as possibilidades de compartilhamento do trabalho. Isso ocorre porque os processos e documentos não precisam ser inseridos no SEI para o acesso público. Ao contrário, eles já são elaborados, assinados e tramitados no SEI e ficam automaticamente disponíveis para consulta dos processos e do seu andamento. 10) Proteção contra avarias e perdas O SEI também protege os processos e documentos da instituição contra avarias e perdas, evitando-se problemas com chuvas, umidade, mofo, insetos e perdas de documentos e processos. Desde que a instituição tenha um bom plano de guarda e backup dos seus dados, estes estarão protegidos no SEI. A implantação do SEI em instituições públicas federais, estaduais e municipais se deve principalmente à instituição da Lei nº 12.527/2011, que á Lei de acesso à informação, também conhecida como Lei da Transparência, a qual exige que os órgãos públicos mantenham seus processos e documentos disponíveis para consulta pública em meio eletrônico na internet. O SEI possibilita que os órgãos públicos cumpram essa lei, pois apresenta um módulo para consulta pública denominado "SEI Pesquisa Pública" dos processos e documentos executados dentro do sistema. Para ver alguns exemplos de um SEI Público de um órgão, você pode pesquisar em um buscador por "SEI Público" e verá, como resultado, sites de diversos órgãos que são, na realidade, o módulo do SEI destes que permite a qualquer cidadão ver processos e documentos ali registrados. Assim, o principal objetivo do SEI é garantir a transparência dos processos administrativos que ocorrem nos órgãos federais, estaduais e municipais. No entanto, o SEI não é apenas para isso!!! Ele permite muito mais, pois possibilita a automação total da maioria dos processos e não apenas a sua apresentação pública. Na verdade é possível conduzir todo o fluxo do processo dentro do SEI, otimizando todas as tarefas envolvidas até a conclusão do processo. Com a vantagem de que isto já fica transparente para quem desejar consultar! Para garantir o bom fluxo dos processos do setor público em meio eletrônico foi instituído o Decreto 8.539/2015, que dispõe sobre uso do meio eletrônico para processo administrativo na administração pública, de modo que toda instituição que utilizar o SEI está embasada neste. Anterior ao processo administrativo em meio eletrônico, há também a Lei nº 9.784/1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal. Esta lei continua valendo, de modo que as instituições públicas também precisam segui-la no SEI. O mais interessante é que o SEI já foi desenvolvido de modo a cumprir essas leis, assim o uso do SEI, em geral, já implica em segui-las! Em Sinop a Instituição que utiliza o SEI é a UFMT que pode servir de apoio para treinamento e demonstração do software.